📚 Panduan Interaktif

Kuasai Aplikasi Manajemen Surat UIKA melalui pembelajaran terstruktur dan quiz interaktif

Quiz Completed

Total Points

Progress

Unduhan Template & Pedoman Resmi

Sumber rujukan utama dalam pembuatan dan penggunaan platform

Contoh Template Dokumen Word Pedoman Tata Naskah & Kearsipan

Gunakan pedoman resmi sebagai acuan utama untuk penamaan, penomoran, alur disposisi, dan kearsipan.

Pengenalan Sistem AMS

Memahami konsep dasar dan tujuan sistem

Apa itu Aplikasi Manajemen Surat (AMS)
Tujuan digitalisasi surat-menyurat
Manfaat sistem untuk organisasi
Komponen utama dalam AMS UIKA
Workflow pengelolaan surat digital

Quiz: Konsep Dasar AMS

Available

1. Apa tujuan utama dari digitalisasi surat-menyurat?

Menghemat kertas saja Meningkatkan efisiensi dan transparansi pengelolaan Mengganti semua proses manual

2. Komponen utama apa saja yang ada dalam AMS UIKA?

Hanya surat masuk dan keluar Email dan chat Surat masuk/keluar, ekspedisi, referensi kode, dan disposisi

3. Apa manfaat utama jejak audit digital?

Melacak dan memantau seluruh proses surat secara transparan Menyimpan data lebih lama Menghemat biaya

Sistem Kode Referensi

Memahami klasifikasi dan pengkodean surat

Struktur kode referensi M.1-M.21 (Surat Masuk)
Struktur kode referensi K.1-K.21 (Surat Keluar)
Fungsi dan kegunaan setiap kode
Cara menentukan kode yang tepat
Best practices dalam pengkodean

Quiz: Mencocokkan Kode Referensi

Available

1. Kode M.21 digunakan untuk surat apa?

MoU/MoA/LoA (Memorandum of Understanding/Agreement) Surat Kemahasiswaan Surat Tugas/SPPD

2. Untuk surat ke instansi pemerintah, kode yang tepat adalah?

K.8 - Perusahaan Swasta K.9 - Jawatan Instansi Pemerintah K.10 - Kecamatan/Kelurahan

3. Kode untuk surat antar fakultas di UIKA adalah?

K.2 - LPPM/KPMA/Biro K.1 - BAPEN/BAPEM K.3 - Fakultas/Sekolah Pascasarjana

Pengelolaan Surat

Input, tracking, dan manajemen surat masuk/keluar

Proses input surat masuk
Sistem disposisi dan penerima
Pembuatan surat keluar
Tracking status dan history
Manajemen file dan lampiran

Quiz: Proses Pengelolaan Surat

Available

1. Apa yang pertama kali dilakukan saat surat masuk?

Langsung didisposisi Input data dan pemberian nomor agenda Scan dokumen

2. Siapa yang berhak melakukan disposisi surat?

Pimpinan yang berwenang sesuai hirarki Siapa saja yang menerima surat Hanya sekretaris

3. Apa fungsi utama sistem tracking surat?

Menghemat waktu Menyimpan data Memantau status dan lokasi surat secara real-time

Sistem Ekspedisi

Pengiriman, tracking, dan konfirmasi penerimaan

Proses ekspedisi surat masuk
Pengiriman surat keluar
Sistem konfirmasi penerimaan
Digital signature dan tanda tangan
Monitoring dan laporan ekspedisi

Quiz Final: Sistem Ekspedisi

Available

1. Kapan status surat berubah menjadi "Diterima"?

Saat surat dibuat Saat surat dikirim Setelah penerima konfirmasi dan tanda tangan

2. Apa kegunaan digital signature dalam sistem ekspedisi?

Hiasan digital Validasi dan bukti penerimaan yang tidak dapat disangkal Menghemat tinta

3. Fitur monitoring ekspedisi bermanfaat untuk?

Melacak lokasi real-time dan status pengiriman semua surat Menghitung biaya Menyimpan alamat