panduan_aplikasi.php Mirror

Panduan Tata Naskah Dinas & Glosarium AMS

Rujukan lengkap aturan penomoran agenda, alur disposisi, TTE BSRe, dan istilah manajemen surat.

Penerimaan Logistik Ekspedisi

Surat fisik dari pos/kurir dicatat dalam modul ekspedisi masuk.

Agenda Surat Masuk (M.1 - M.21)

Staf menginput detail naskah dan memilih kode klasifikasi untuk menerbitkan nomor agenda otomatis.

Disposisi & Penerimaan Berkas Fisik

Rektor/Warek meneruskan instruksi disposisi multi-tujuan disertai penandaan spesimen paraf digital.

Pengajuan Draft & Paraf Bertingkat

Staff mengunggah konsep naskah, Wakil Rektor melakukan verifikasi dan membubuhkan paraf persetujuan.

TTE Sertifikat Elektronik BSRe

Rektor menandatangani naskah secara digital dan menerbitkan barcode QR keaslian.

Verifikasi QR Code Keaslian

Pihak luar dapat melakukan scan QR Code untuk menguji keabsahan 100% valid dokumen TTE.

Penjelasan istilah penting yang sering digunakan dalam Aplikasi Manajemen Surat.

Pengelompokan perihal surat. Kode M digunakan untuk naskah masuk (M.1 s/d M.21), sedangkan Kode K digunakan untuk naskah keluar (K.1 s/d K.21).

Fitur pemesanan nomor surat keluar berurut sebelum isi surat selesai dikonsep secara lengkap agar tidak diserobot oleh unit lain.

Alur persetujuan internal berjenjang oleh Wakil Rektor 1-4 sebelum suatu naskah ditandatangani oleh Rektor Universitas.

Tanda Tangan Elektronik resmi tersertifikasi Balai Sertifikasi Elektronik (BSRe) yang terenkripsi dan dilengkapi QR Code verifikasi digital.

Kode unik berbentuk huruf & angka (misal `TKN-98201`) yang diberikan kepada pengaju perihal untuk melacak persetujuan nomor agenda.

Pemberian nomor agenda dengan tanggal menyusul (tanggal mundur) untuk mengakomodasi naskah yang diterbitkan secara darurat pada hari sebelumnya.