AMS 2026 Simulator
Progress: Level 0 • 120 XP
S
BelajarSurat
Beranda Tanya AI
E-Modul Pembelajaran AMS - BelajarSurat
E-Modul Pembelajaran

Panduan Lengkap AMS BelajarSurat

35 topik • 9 kategori • Versi 2026

📥 Generate HTML Offline 🌐 Buka Offline 🤖 Asisten AI
S

E-Modul Pembelajaran

Aplikasi Manajemen Surat (AMS)

Universitas Islam Kadiri (UIKA) — Simulator BelajarSurat 2026

35 Topik Pembelajaran • 9 Kategori Modul

Dibuat: 03 September 2026 • Platform Edukasi Tata Naskah Dinas Elektronik

Modul ini berisi panduan lengkap fungsi, tata cara, alur kerja, dan glosarium istilah Aplikasi Manajemen Surat. Cocok untuk pelatihan mandiri, referensi operasional, dan pembelajaran offline.

📑 Daftar Isi

1. Pengenalan Platform

2. Surat Masuk

3. Surat Keluar

4. TTE & Verifikasi

5. Verifikasi Digital

6. Perjalanan Dinas (SPPD)

7. Referensi & Kode

8. Pembelajaran

9. Glosarium

10. Referensi Kode Klasifikasi

  • 10.1 Kode Surat Masuk M.1 - M.21
  • 10.2 Kode Surat Keluar K.1 - K.21
1

Pengenalan Platform

1.1 Apa itu BelajarSurat & AMS?

BelajarSurat adalah platform simulator edukatif untuk Aplikasi Manajemen Surat (AMS) Universitas UIKA.

BelajarSurat adalah platform simulator interaktif 100% selaras dengan AMS Root Surat versi 2026. Platform ini dirancang untuk pelatihan tata naskah dinas elektronik tanpa risiko mengubah data produksi. Fitur utama: • Simulasi 9 peran pengguna (Admin, Rektor, Warek 1-4, Dekan, Staff, Publik) • Alur lengkap surat masuk & keluar • TTE BSRe & verifikasi QR Code • Gamifikasi pembelajaran Level 0-6 • Data tersimpan lokal dalam file JSON

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka portal utama di index.php
  2. Pilih peran simulasi melalui Role Switcher di topbar
  3. Ikuti Mind Map pembelajaran di learning_path.php
  4. Praktikkan setiap modul sesuai level

🔗 Modul: index.php

1.2 Simulasi Peran & Role Switcher

Cara mengganti peran simulasi untuk mempraktikkan berbagai sudut pandang pengguna AMS.

AMS mensimulasikan 9 peran pengguna berbeda: 1. Administrator AMS / TTE — Akses penuh sistem 2. Rektor Universitas — Disposisi & penandatanganan TTE 3. Wakil Rektor 1 (Akademik) — Paraf & disposisi bidang akademik 4. Wakil Rektor 2 (Sumberdaya) — Paraf & disposisi SDM/keuangan 5. Wakil Rektor 3 (Kemahasiswaan) — Paraf & disposisi kemahasiswaan 6. Wakil Rektor 4 (Kerjasama) — Paraf & disposisi kerjasama 7. Dekan Fakultas — Menerima disposisi & tindak lanjut 8. Staf Agendaris — Input surat masuk/keluar 9. User Publik — Verifikasi QR & tracking surat

📋 Langkah-langkah:

  1. Klik dropdown "Peran" di bar atas halaman
  2. Pilih peran yang ingin disimulasikan
  3. Halaman akan refresh dengan hak akses sesuai peran
  4. Menu dan tombol aksi akan menyesuaikan peran aktif

🔗 Modul: index.php

1.3 Dashboard AMS Executive

Dashboard eksekutif menampilkan ringkasan operasional surat masuk, keluar, dan TTE.

Dashboard AMS (dashboard.php) menampilkan: • Statistik surat masuk & keluar hari ini • Daftar disposisi pending • Status dokumen TTE dalam proses • Counter agenda per pejabat • Quick access ke modul utama

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka menu Dashboard AMS di navigasi
  2. Lihat ringkasan statistik di bagian atas
  3. Klik kartu modul untuk navigasi cepat
  4. Gunakan filter tanggal untuk data historis

🔗 Modul: dashboard.php

2

Surat Masuk

2.1 Agenda Surat Masuk (M.1 - M.21)

Pencatatan naskah masuk eksternal dengan kode klasifikasi M dan nomor agenda otomatis.

Modul Surat Masuk (surat_masuk.php) menangani pencatatan naskah yang masuk ke universitas. Format nomor agenda: R.xxxx (otomatis increment) Kode klasifikasi: M.1 s/d M.21 Kode tracking: TKN-xxxxx (untuk pelacakan) Setiap surat masuk wajib memiliki: • Tanggal terima • Pengirim/asal surat • Perihal • Kode klasifikasi M • Lampiran (opsional)

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka menu Surat Masuk & Pulpen Disposisi
  2. Isi form: tanggal, pengirim, perihal, kode M
  3. Sistem generate nomor agenda R.xxxx otomatis
  4. Simpan dan lanjutkan ke disposisi

🔗 Modul: surat_masuk.php

2.2 Disposisi Multi-Tujuan & Pulpen Manual

Meneruskan surat masuk ke pejabat terkait dengan instruksi disposisi dan paraf digital.

Disposisi adalah proses penerusan surat masuk dari pimpinan ke unit terkait. Fitur disposisi: • Multi-tujuan: bisa ke beberapa pejabat sekaligus • Catatan pulpen manual (font handwriting Caveat) • Spesimen paraf digital otomatis • Tracking status per penerima Pejabat penerima disposisi: Rektor, Warek 1-4, Dekan Fakultas

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka detail surat masuk yang sudah diagendakan
  2. Pilih pejabat penerima disposisi (bisa multi-select)
  3. Tuliskan instruksi/catatan disposisi
  4. Sistem menempelkan spesimen paraf digital pimpinan
  5. Penerima dapat melihat di menu Disposisi Anda

🔗 Modul: surat_masuk.php

2.3 Penerimaan Berkas Fisik & Spesimen Paraf

Pencatatan penerimaan berkas fisik surat dengan pembubuhan spesimen paraf digital.

Setelah disposisi, penerima wajib mencatat penerimaan berkas fisik. Proses penerimaan berkas: • Konfirmasi berkas fisik sudah diterima • Pembubuhan spesimen paraf digital penerima • Pencatatan waktu penerimaan • Update status tracking surat Akses via: surat_masuk.php#penerimaan

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka section Penerimaan Berkas Fisik
  2. Cari surat berdasarkan nomor agenda atau tracking
  3. Konfirmasi penerimaan berkas fisik
  4. Sistem mencatat spesimen paraf digital
  5. Status surat berubah menjadi "Diterima"

🔗 Modul: surat_masuk.php#penerimaan

2.4 Tracking & Pelacakan Status Surat

Pelacakan status surat masuk menggunakan kode tracking, nomor agenda, atau perihal.

Fitur tracking memungkinkan pemantauan status surat secara real-time. Cara pelacakan: • Kode Tracking: TKN-xxxxx • Nomor Agenda: R.xxxx • Kata kunci perihal surat Status yang ditampilkan: • Diagendakan → Didisposisikan → Diterima → Selesai

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka surat_masuk.php#tracking
  2. Masukkan kode tracking / nomor agenda / perihal
  3. Klik Cari / Lacak
  4. Lihat timeline status surat
  5. Cek detail disposisi dan penerimaan berkas

🔗 Modul: surat_masuk.php#tracking

2.5 Portal Disposisi Anda (User Dashboard)

Portal personal untuk melihat dan menindaklanjuti disposisi yang ditujukan ke peran aktif.

User Dashboard (user_dashboard.php) menampilkan disposisi yang ditujukan ke peran simulasi aktif. Fitur: • Daftar disposisi masuk per peran • Filter status: pending, diproses, selesai • Tindak lanjut disposisi • Riwayat disposisi yang sudah ditangani

📋 Langkah-langkah:

  1. Switch ke peran yang relevan (Warek/Dekan)
  2. Buka menu Disposisi Anda
  3. Lihat daftar disposisi masuk
  4. Klik disposisi untuk tindak lanjut
  5. Update status setelah selesai ditangani

🔗 Modul: user_dashboard.php

3

Surat Keluar

3.1 Surat Keluar & Penomoran (K.1 - K.21)

Penerbitan surat keluar dengan kode klasifikasi K dan format nomor standar AMS.

Modul Surat Keluar (surat_keluar.php) menangani penerbitan naskah keluar universitas. Format nomor surat: xxxx/K.x/UIKA/yyyy Contoh: 0042/K.11/UIKA/2026 Kode klasifikasi: K.1 s/d K.21 Pejabat penandatangan: Rektor atau Warek sesuai kode K

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka menu Surat Keluar & Loket
  2. Pilih pejabat penandatangan (Rektor/Warek)
  3. Pilih kode klasifikasi K
  4. Isi perihal dan detail surat
  5. Sistem generate nomor surat otomatis

🔗 Modul: surat_keluar.php

3.2 Virtual Loket 1-5 & Captcha Keamanan

Sistem antrian virtual loket untuk pengajuan nomor surat keluar dengan verifikasi captcha.

Virtual Loket mensimulasikan antrian pengajuan nomor surat di loket TU. Tersedia 5 loket virtual (Loket 1-5) Captcha keamanan: pertanyaan matematika sederhana (contoh: 3+2=5) Setiap loket memproses satu pengajuan pada satu waktu Setelah lolos captcha, pengguna dapat mengajukan nomor surat keluar.

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka Surat Keluar & Loket
  2. Pilih Virtual Loket yang tersedia (1-5)
  3. Jawab captcha keamanan dengan benar
  4. Isi form pengajuan nomor surat
  5. Dapatkan nomor surat dan token agenda

🔗 Modul: surat_keluar.php

3.3 Booking Slot Nomor & Backdated

Pemesanan nomor surat keluar di muka, termasuk opsi penomoran tanggal mundur (backdated).

Slot Booking memungkinkan pemesanan nomor surat sebelum draft selesai. Manfaat booking: • Menjamin urutan nomor tidak diserobot unit lain • Mendukung penomoran tanggal mundur (backdated) • Reserved slot untuk pejabat tertentu Backdated: digunakan saat surat diterbitkan darurat di hari sebelumnya tetapi perlu nomor hari ini.

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka Surat Keluar, klik Booking Nomor Surat Keluar
  2. Pilih pejabat rujukan (Rektor/WR 1-4)
  3. Pilih kode klasifikasi K.1-K.21
  4. Centang Backdated jika perlu nomor tanggal mundur
  5. Tentukan tanggal backdated
  6. Konfirmasi booking — nomor ter-reserve

🔗 Modul: surat_keluar.php

3.4 Ajukan Nomor Agenda & Token Tracking

Pengajuan mandiri nomor agenda dari fakultas/unit kerja dengan token pelacakan.

Unit kerja dapat mengajukan nomor agenda secara mandiri. Format token: ag-xxxx (contoh: ag-4521) Token digunakan untuk: • Upload bukti dokumen di view_document.php • Pelacakan status persetujuan • Akses publikasi surat resmi Akses via: surat_keluar.php#ajukan

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka section Ajukan Nomor Agenda
  2. Isi perihal dan unit pengaju
  3. Sistem generate token ag-xxxx
  4. Gunakan token untuk upload dokumen
  5. Lacak status persetujuan via token

🔗 Modul: surat_keluar.php#ajukan

3.5 Upload & Cek Dokumen via Token

Upload bukti dokumen surat keluar dan verifikasi via token agenda.

view_document.php memungkinkan upload dan pengecekan dokumen via token. Akses: view_document.php?token=ag-xxxx Fitur: • Cek info dokumen berdasarkan token • Upload lampiran PDF/DOC • Simulasi unduh file • Validasi keabsahan token

📋 Langkah-langkah:

  1. Akses view_document.php?token=ag-xxxx
  2. Lihat informasi dokumen terkait
  3. Upload file bukti (PDF/DOC)
  4. Konfirmasi upload berhasil
  5. Unduh file jika diperlukan

🔗 Modul: view_document.php

3.6 Publikasi Surat Resmi & Katalog Publik

Publikasi surat resmi ke katalog publik yang dapat diakses masyarakat.

Surat yang sudah ditandatangani TTE dapat dipublikasikan ke katalog resmi. Katalog publik berisi: • Daftar surat resmi yang dipublikasikan • Counter download • Info penandatangan dan tanggal • Link verifikasi QR Code

📋 Langkah-langkah:

  1. Pastikan surat sudah melalui TTE BSRe
  2. Klik Publikasikan ke Katalog Resmi
  3. Surat muncul di katalog publik
  4. Masyarakat dapat mengunduh dan verifikasi

🔗 Modul: surat_keluar.php

4

TTE & Verifikasi

4.1 TTE BSRe & Alur Penandatanganan Elektronik

Alur lengkap Tanda Tangan Elektronik menggunakan sertifikat BSRe.

TTE (Tanda Tangan Elektronik) BSRe adalah sistem penandatanganan digital resmi. Alur TTE: 1. Pengonsep mendaftarkan draft naskah 2. Paraf bertingkat Warek 1-4 3. E-Sign BSRe oleh Rektor 4. Penerbitan QR Code keaslian BSRe = Balai Sertifikasi Elektronik (lembaga sertifikasi resmi Indonesia)

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka TTE & Verifikasi
  2. Daftarkan draft naskah baru
  3. Warek melakukan paraf bertingkat
  4. Rektor melakukan E-Sign BSRe
  5. Sistem menerbitkan QR Code unik

🔗 Modul: tte_simulator.php

4.2 Paraf Bertingkat Wakil Rektor

Proses persetujuan berjenjang oleh Wakil Rektor sebelum penandatanganan Rektor.

Paraf bertingkat adalah mekanisme persetujuan internal sebelum TTE. Urutan paraf: • Warek 1 (Akademik) — untuk naskah bidang akademik • Warek 2 (Sumberdaya) — untuk naskah SDM/keuangan • Warek 3 (Kemahasiswaan) — untuk naskah kemahasiswaan • Warek 4 (Kerjasama) — untuk naskah kerjasama Setiap Warek menekan 'Setujui Paraf Warek' setelah meninjau draft.

📋 Langkah-langkah:

  1. Switch peran ke Warek yang relevan
  2. Buka TTE & Verifikasi
  3. Lihat daftar draft menunggu paraf
  4. Tinjau isi draft naskah
  5. Klik Setujui Paraf Warek
  6. Ulangi untuk Warek lain jika diperlukan

🔗 Modul: tte_simulator.php

4.3 E-Sign BSRe oleh Rektor

Penandatanganan digital final oleh Rektor menggunakan sertifikat elektronik BSRe.

Setelah semua paraf Warek lengkap, Rektor melakukan E-Sign BSRe. Proses E-Sign: • Verifikasi semua paraf Warek sudah lengkap • Rektor meninjau draft final • Klik 'Tandatangani E-Sign BSRe' • Sistem mengenkripsi tanda tangan digital • QR Code keaslian diterbitkan otomatis

📋 Langkah-langkah:

  1. Switch peran ke Rektor
  2. Buka TTE & Verifikasi → section E-Sign
  3. Pilih dokumen yang parafnya sudah lengkap
  4. Tinjau draft final
  5. Klik Tandatangani E-Sign BSRe
  6. QR Code keaslian diterbitkan

🔗 Modul: tte_simulator.php#esign

4.4 Verifikasi Keaslian QR Code Digital

Verifikasi keabsahan surat digital melalui QR Code BSRe oleh pihak publik.

Verifikasi QR memungkinkan siapa saja memvalidasi keaslian surat TTE. Cara verifikasi: • Masukkan ID QR Code BSRe (contoh: QR-BSRE-99201-2026) • Atau masukkan Nomor Surat Resmi • Atau masukkan Nomor Dokumen TTE Hasil verifikasi menampilkan: • Status: 100% ASLI atau TIDAK VALID • Nama penandatangan • Tanggal penandatanganan • Detail sertifikat BSRe

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka TTE & Verifikasi → section Verifikasi
  2. Masukkan QR Code / Nomor Surat / Nomor Dokumen
  3. Klik Verifikasi Keaslian
  4. Lihat hasil validasi dokumen
  5. Konfirmasi status ASLI atau TIDAK VALID

🔗 Modul: tte_simulator.php#verifikasi

5

Verifikasi Digital

5.1 Tracking Penerimaan Fisik (Ekspedisi Masuk)

Pencatatan tanda terima fisik surat masuk, tersinkronisasi dengan aplikasi surat lama.

Fitur Ekspedisi Masuk (ekspedisi_masuk.php) sekarang menjadi modul Tracking Penerimaan Surat Masuk. Fungsi Utama: • Tersinkronisasi dengan database u117534746_surat di aplikasi surat lama (localhost/surat) • Pencatatan penerimaan fisik dokumen oleh user • Disposisi/penyerahan ke pihak terkait • Fitur Tanda Tangan/Paraf Digital (Touchscreen/Mouse) penerima

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka modul Surat Masuk → Tracking Penerimaan
  2. Klik tombol Sync Data Surat Lama jika perlu update data
  3. Cari surat yang fisiknya sudah datang
  4. Klik Terima
  5. Isi penandatangan, disposisi, dan bubuhkan tanda tangan
  6. Klik Simpan Penerimaan

🔗 Modul: ekspedisi_masuk.php

5.2 Tracking Pengiriman (Ekspedisi Keluar)

Pencatatan pengiriman surat keluar fisik ke tujuan, tersinkronisasi aplikasi lama.

Fitur Ekspedisi Keluar (ekspedisi_keluar.php) berfungsi mencatat logistik pengiriman surat ke pihak eksternal. Sama seperti Ekspedisi Masuk, data diambil (sync) dari aplikasi surat lama (localhost/surat). Data yang dicatat: • Petugas Pengirim • Layanan Ekspedisi (Kurir Internal, JNE, POS, dll) • Nomor Resi • Tanda Tangan Penerima Resi

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka modul Surat Keluar → Tracking Pengiriman
  2. Klik Sync Data Surat Lama
  3. Cari dokumen dengan status Proses Pengiriman
  4. Klik Kirim
  5. Isi data ekspedisi, nomor resi, dan tanda tangan
  6. Simpan Pengiriman

🔗 Modul: ekspedisi_keluar.php

5.3 Manajemen Google Drive Surat

Pengaturan penyimpanan file lampiran surat menggunakan folder Google Drive per tahun.

Manajemen Google Drive (setting_gdrive.php) digunakan untuk menyimpan file surat/dokumen langsung ke cloud. Satu script Google Apps Script Web App digunakan secara global untuk: • Upload surat masuk • Upload surat keluar • Upload berkas SPPD Setiap tahun memiliki Folder ID yang berbeda agar terorganisir.

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka Pengaturan → Manajemen Google Drive
  2. Masukkan URL Google Apps Script Web App
  3. Lihat tabel Folder ID berdasarkan tahun
  4. Pastikan script upload terhubung

🔗 Modul: setting_gdrive.php

6

Perjalanan Dinas (SPPD)

6.1 Data & Pengajuan SPPD

Manajemen Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dan form pengajuan.

Modul SPPD (sppd.php) mencakup data perjalanan dinas seluruh universitas. Data form SPPD memuat: • Nomor Surat • Pejabat Pemberi & Nama Pegawai yang bertugas • Tujuan Perjalanan • Tempat Berangkat & Tujuan • Pembebanan Anggaran • Pejabat Penandatangan

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka menu Data Master → Manajemen SPPD
  2. Lihat statistik SPPD
  3. Klik Tambah SPPD
  4. Isi form perjalanan dinas dan anggaran
  5. Simpan Data

🔗 Modul: sppd.php

6.2 Lacak Status SPPD Publik

Portal publik untuk melacak status proses pengajuan SPPD berdasarkan ID Tiket / Nama.

Lacak Status SPPD (sppd_lacak.php) adalah fitur untuk pegawai / staf yang ingin memantau progres permohonan SPPD mereka secara mandiri (self-service). Pencarian bisa dilakukan dengan ID Tiket, Nama, atau Kata Kunci. Jika SPPD telah diterbitkan resmi, user dapat melihat info arsip dan lampiran dokumen.

📋 Langkah-langkah:

  1. Akses sppd_lacak.php
  2. Masukkan kata kunci/ID tiket
  3. Klik Cari
  4. Lihat timeline proses SPPD

🔗 Modul: sppd_lacak.php

6.3 Detail SPPD & Scan QR Dokumentasi

Halaman detail SPPD untuk cetak form dan scan QR pelaporan hasil dinas.

Detail SPPD (sppd_detail.php) menampilkan seluruh rincian perjalanan dinas. Fitur khusus: QR Code Dokumentasi Setiap SPPD yang diterbitkan otomatis dibuatkan QR Code. Pejabat yang berangkat dapat men-scan QR tersebut menggunakan HP untuk langsung mengunggah foto kegiatan dinas dan bukti laporan.

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka Detail SPPD dari daftar
  2. Cetak Formulir jika diperlukan dokumen fisik
  3. Arahkan kamera HP ke QR Code yang tertera
  4. Upload maksimal 3 foto kegiatan & laporan

🔗 Modul: sppd_detail.php

7

Referensi & Kode

7.1 Kode Klasifikasi Surat Masuk (M.1 - M.21)

Daftar lengkap kode klasifikasi surat masuk dari M.1 hingga M.21.

Kode M = Surat Masuk (Incoming) M.1 = BAPEN/BAPEM/BAPENG-YPIKA M.2 = LPPM/KPMA/Biro/Bagian/Unit Kerja M.3 = Fakultas/Sekolah Pascasarjana UIKA M.4 = LLDIKTI/Kopertais/Kemendikbud M.5 = Sekolah/PTN/PTS M.6 = Walikota/Bupati/DPR/DPRD M.7 = HANKAM (Pertahanan Keamanan) M.8 = Perusahaan Swasta & Luar Negeri M.9 = Jawatan Instansi Pemerintah M.10 = Kecamatan/Kelurahan/Masyarakat M.11 = Undangan/Pemberitahuan/Permohonan M.12 = Surat Keterangan/Belasungkawa M.13 = Surat Tugas/SPPD M.14 = Lamaran M.15 = Kontrak Kerja M.16 = Wakil Rektor AK (Akademik) M.17 = Wakil Rektor PS (Sumberdaya) M.18 = Wakil Rektor KD (Kemahasiswaan) M.19 = Wakil Rektor KIP (Kerjasama) M.20 = Kemahasiswaan (MPM/DPM/BEM/UKM) M.21 = MoU/MoA/LoA

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka menu Referensi
  2. Lihat tabel Kode Surat Masuk M.1-M.21
  3. Pilih kode sesuai asal/pengirim surat
  4. Gunakan kode saat input agenda surat masuk

🔗 Modul: referensi.php

7.2 Kode Klasifikasi Surat Keluar (K.1 - K.21)

Daftar lengkap kode klasifikasi surat keluar dari K.1 hingga K.21.

Kode K = Surat Keluar (Outgoing) K.1 = BAPEN/BAPEM/BAPENG-YPIKA K.2 = LPPM/KPMA/Biro/Bagian/Unit Kerja K.3 = Fakultas/Sekolah Pascasarjana UIKA K.4 = LLDIKTI/Kopertais/Kemendikbud K.5 = Sekolah/PTN/PTS K.6 = Walikota/Bupati/DPR/DPRD K.7 = HANKAM K.8 = Perusahaan Swasta & Luar Negeri K.9 = Jawatan Instansi Pemerintah K.10 = Kecamatan/Kelurahan/Masyarakat K.11 = Undangan/Pemberitahuan/Permohonan K.12 = Surat Keterangan/Belasungkawa K.13 = Surat Tugas/SPPD K.14 = Lamaran K.15 = Kontrak Kerja K.16 = Wakil Rektor AK (Akademik) K.17 = Wakil Rektor PS (Sumberdaya) K.18 = Wakil Rektor KD (Kemahasiswaan) K.19 = Wakil Rektor KIP (Kerjasama) K.20 = Kemahasiswaan (MPM/DPM/BEM/UKM) K.21 = MoU/MoA/LoA Plus kode khusus: SE (Surat Edaran), INST (Instruksi), PER (Peraturan), KEP (Keputusan)

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka menu Referensi
  2. Lihat tabel Kode Surat Keluar K.1-K.21
  3. Pilih kode sesuai tujuan surat
  4. Gunakan kode saat pengajuan nomor surat keluar

🔗 Modul: referensi.php

7.3 Matriks Hak Akses Admin Level 1-4

Pembagian wewenang operasional berdasarkan level administrator AMS.

Level 1 — Super Admin AMS: Akses penuh: User management, reset counter, booking slot, verifikasi TTE. Level 2 — Verifikator TTE / Warek: Paraf bertingkat, peninjauan draft, pembubuhan spesimen paraf. Level 3 — Dispositor / Dekan: Disposisi surat masuk, pencatatan berkas fisik, tindak lanjut. Level 4 — Staf Pengonsep / Agendaris: Input surat masuk/keluar, pengajuan nomor agenda, cetak disposisi.

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka Referensi → User Management
  2. Lihat matriks hak akses per level
  3. Atur level user sesuai jabatan
  4. Pastikan wewenang sesuai tugas fungsi

🔗 Modul: user_management.php

7.4 Manajemen Stok Nomor & Backdate

Pengelolaan stok nomor surat dan penomoran backdated.

Modul Nomor Batch (nomor_batch.php) mengelola: • Stok nomor surat per pejabat • Counter penomoran per tahun • Slot backdated yang tersedia • Reset counter tahun baru

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka Referensi → Manajemen Stok & Backdate
  2. Lihat stok nomor per pejabat
  3. Kelola slot backdated
  4. Reset counter jika diperlukan (Level 1 only)

🔗 Modul: nomor_batch.php

7.5 Agenda Counter Rektor & Warek

Counter agenda surat masuk per pejabat dan per tahun.

Agenda Counter (agenda_counter.php) menampilkan: • Counter agenda per pejabat (Rektor, WR 1-4) • Nomor agenda terakhir per tahun • Reset otomatis setiap tahun baru

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka Referensi → Agenda Counter
  2. Lihat counter per pejabat
  3. Monitor nomor agenda terakhir
  4. Pastikan tidak ada duplikasi nomor

🔗 Modul: agenda_counter.php

7.6 Manajemen Hari Libur 2026

Pengaturan hari libur nasional dan cuti bersama untuk penomoran surat.

Manajemen Hari Libur (manage_holidays.php) berisi: • Daftar hari libur nasional 2026 • Cuti bersama • Pengaruh terhadap penomoran surat (hari kerja efektif)

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka Referensi → Manajemen Hari Libur
  2. Lihat kalender libur 2026
  3. Tambah/edit hari libur jika perlu
  4. Sistem menyesuaikan penomoran hari kerja

🔗 Modul: manage_holidays.php

7.7 Pengaturan Instansi & Sistem

Konfigurasi data instansi universitas dan parameter sistem AMS.

Pengaturan Instansi (pengaturan_instansi.php) mencakup: • Nama instansi universitas • Logo dan identitas • Parameter penomoran default • Konfigurasi TTE BSRe

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka Referensi → Pengaturan Instansi
  2. Review data instansi
  3. Update parameter jika diperlukan
  4. Simpan perubahan

🔗 Modul: pengaturan_instansi.php

8

Pembelajaran

8.1 Mind Map Pembelajaran Level 0-6

Roadmap pembelajaran interaktif dari Level 0 (dasar) hingga Level 6 (master TTE).

Mind Map (learning_path.php) adalah roadmap gamifikasi: Level 0: Fondasi AMS & Hak Akses Peran Level 1: Agenda Surat Masuk & Penomoran Level 2: Disposisi Multi-Tujuan & Berkas Fisik Level 3: Surat Keluar, Slot Booking & Backdated Level 4: Ajukan Nomor Agenda & Token Tracking Level 5-6: Paraf Warek, TTE BSRe & Verifikasi QR Setiap modul selesai = +100 XP

📋 Langkah-langkah:

  1. Buka menu Mind Map
  2. Mulai dari Level 0
  3. Baca materi dan praktikkan di simulator
  4. Klik Selesaikan Modul untuk klaim XP
  5. Lanjut ke level berikutnya

🔗 Modul: learning_path.php

9

Glosarium

9.1 Istilah TTE BSRe & QR Code

Penjelasan istilah TTE, BSRe, dan QR Code dalam konteks AMS.

TTE = Tanda Tangan Elektronik BSRe = Balai Sertifikasi Elektronik (lembaga sertifikasi resmi) QR Code = Kode verifikasi keaslian digital (contoh: QR-BSRE-99201-2026) E-Sign = Penandatanganan elektronik menggunakan sertifikat digital Paraf Digital = Spesimen tanda tangan/paraf elektronik pejabat

🔗 Modul: panduan.php

9.2 Istilah Penomoran & Booking

Penjelasan istilah terkait penomoran surat dan booking slot.

Slot Booking = Pemesanan nomor surat di muka (reserved) Backdated Slot = Penomoran dengan tanggal mundur Token Tracking = Kode unik pelacakan (TKN-xxxxx atau ag-xxxx) Nomor Agenda = Nomor urut surat masuk (format R.xxxx) Nomor Surat = Nomor resmi surat keluar (format xxxx/K.x/UIKA/yyyy)

🔗 Modul: panduan.php

9.3 Istilah Disposisi & Tata Naskah

Penjelasan istilah disposisi dan tata naskah dinas.

Disposisi = Instruksi penerusan surat dari pimpinan ke bawahan Pulpen Manual = Catatan tulisan tangan disposisi (font Caveat) Paraf Bertingkat = Persetujuan berjenjang Warek sebelum TTE Penerimaan Berkas Fisik = Konfirmasi penerimaan dokumen fisik Spesimen Paraf = Tanda tangan/paraf digital pejabat yang tersimpan

🔗 Modul: panduan.php

10

Referensi Kode Klasifikasi

Kode Surat Masuk (M.1 - M.21)

Kode Nama
M.1 BAPEN/BAPEM
M.2 LPPM/KPMA/Biro
M.3 Fakultas/Sekolah Pascasarjana
M.4 LLDIKTI/Kopertais
M.5 Sekolah/PTN/PTS
M.6 Walikota/Bupati/DPR
M.7 HANKAM
M.8 Perusahaan Swasta
M.9 Jawatan Instansi Pemerintah
M.10 Kecamatan/Kelurahan
M.11 Undangan/Pemberitahuan
M.12 Surat Keterangan
M.13 Surat Tugas/SPPD
M.14 Lamaran
M.15 Kontrak Kerja
M.16 Wakil Rektor AK
M.17 Wakil Rektor PS
M.18 Wakil Rektor KD
M.19 Wakil Rektor KIP
M.20 Kemahasiswaan
M.21 MoU/MoA/LoA

Kode Surat Keluar (K.1 - K.21)

Kode Nama
K.1 BAPEN/BAPEM
K.2 LPPM/KPMA/Biro
K.3 Fakultas/Sekolah Pascasarjana
K.4 LLDIKTI/Kopertais
K.5 Sekolah/PTN/PTS
K.6 Walikota/Bupati/DPR
K.7 HANKAM
K.8 Perusahaan Swasta
K.9 Jawatan Instansi Pemerintah
K.10 Kecamatan/Kelurahan
K.11 Undangan/Pemberitahuan
K.12 Surat Keterangan
K.13 Surat Tugas/SPPD
K.14 Lamaran
K.15 Kontrak Kerja
K.16 Wakil Rektor AK
K.17 Wakil Rektor PS
K.18 Wakil Rektor KD
K.19 Wakil Rektor KIP
K.20 Kemahasiswaan
K.21 MoU/MoA/LoA
KEP KEPUTUSAN
PER PERATURAN
INST INSTRUKSI
SE SURAT EDARAN

Diagram Alur Bisnis AMS

Alur Surat Masuk

1. Ekspedisi Masuk (Pos/Kurir)

↓

2. Agenda Surat Masuk (M.1-M.21)

↓

3. Disposisi Multi-Tujuan

↓

4. Penerimaan Berkas Fisik

↓

5. Tindak Lanjut (User Dashboard)

Alur Surat Keluar & TTE

1. Virtual Loket 1-5

↓

2. Surat Keluar (K.1-K.21)

↓

3. Paraf Bertingkat Warek

↓

4. E-Sign BSRe (Rektor)

↓

5. Verifikasi QR & Publikasi

Alur SPPD & Dokumentasi

1. Pengajuan SPPD

↓

2. Tracking Status (Lacak Publik)

↓

3. Penerbitan & Cetak Form SPPD

↓

4. Pelaksanaan Dinas

↓

5. Scan QR & Upload Dokumentasi

BelajarSurat — Platform Edukasi AMS UIKA 2026

E-Modul ini dihasilkan otomatis dari Knowledge Base BelajarSurat

© 2026 Universitas Islam Kadiri. Selaras dengan AMS Root Surat Versi 2026.