E-Modul Pembelajaran AMS

BelajarSurat adalah platform simulator interaktif 100% selaras dengan AMS Root Surat versi 2026. Platform ini dirancang untuk pelatihan tata naskah dinas elektronik tanpa risiko mengubah data produksi.

Fitur utama:
• Simulasi 9 peran pengguna (Admin, Rektor, Warek 1-4, Dekan, Staff, Publik)
• Alur lengkap surat masuk & keluar
• TTE BSRe & verifikasi QR Code
• Gamifikasi pembelajaran Level 0-6
• Data tersimpan lokal dalam file JSON

AMS mensimulasikan 9 peran pengguna berbeda:

1. Administrator AMS / TTE — Akses penuh sistem
2. Rektor Universitas — Disposisi & penandatanganan TTE
3. Wakil Rektor 1 (Akademik) — Paraf & disposisi bidang akademik
4. Wakil Rektor 2 (Sumberdaya) — Paraf & disposisi SDM/keuangan
5. Wakil Rektor 3 (Kemahasiswaan) — Paraf & disposisi kemahasiswaan
6. Wakil Rektor 4 (Kerjasama) — Paraf & disposisi kerjasama
7. Dekan Fakultas — Menerima disposisi & tindak lanjut
8. Staf Agendaris — Input surat masuk/keluar
9. User Publik — Verifikasi QR & tracking surat

Dashboard AMS (dashboard.php) menampilkan:
• Statistik surat masuk & keluar hari ini
• Daftar disposisi pending
• Status dokumen TTE dalam proses
• Counter agenda per pejabat
• Quick access ke modul utama

Modul Surat Masuk (surat_masuk.php) menangani pencatatan naskah yang masuk ke universitas.

Format nomor agenda: R.xxxx (otomatis increment)
Kode klasifikasi: M.1 s/d M.21
Kode tracking: TKN-xxxxx (untuk pelacakan)

Setiap surat masuk wajib memiliki:
• Tanggal terima
• Pengirim/asal surat
• Perihal
• Kode klasifikasi M
• Lampiran (opsional)

Disposisi adalah proses penerusan surat masuk dari pimpinan ke unit terkait.

Fitur disposisi:
• Multi-tujuan: bisa ke beberapa pejabat sekaligus
• Catatan pulpen manual (font handwriting Caveat)
• Spesimen paraf digital otomatis
• Tracking status per penerima

Pejabat penerima disposisi: Rektor, Warek 1-4, Dekan Fakultas

Setelah disposisi, penerima wajib mencatat penerimaan berkas fisik.

Proses penerimaan berkas:
• Konfirmasi berkas fisik sudah diterima
• Pembubuhan spesimen paraf digital penerima
• Pencatatan waktu penerimaan
• Update status tracking surat

Akses via: surat_masuk.php#penerimaan

Fitur tracking memungkinkan pemantauan status surat secara real-time.

Cara pelacakan:
• Kode Tracking: TKN-xxxxx
• Nomor Agenda: R.xxxx
• Kata kunci perihal surat

Status yang ditampilkan:
• Diagendakan → Didisposisikan → Diterima → Selesai

User Dashboard (user_dashboard.php) menampilkan disposisi yang ditujukan ke peran simulasi aktif.

Fitur:
• Daftar disposisi masuk per peran
• Filter status: pending, diproses, selesai
• Tindak lanjut disposisi
• Riwayat disposisi yang sudah ditangani

Modul Surat Keluar (surat_keluar.php) menangani penerbitan naskah keluar universitas.

Format nomor surat: xxxx/K.x/UIKA/yyyy
Contoh: 0042/K.11/UIKA/2026

Kode klasifikasi: K.1 s/d K.21
Pejabat penandatangan: Rektor atau Warek sesuai kode K

Virtual Loket mensimulasikan antrian pengajuan nomor surat di loket TU.

Tersedia 5 loket virtual (Loket 1-5)
Captcha keamanan: pertanyaan matematika sederhana (contoh: 3+2=5)
Setiap loket memproses satu pengajuan pada satu waktu

Setelah lolos captcha, pengguna dapat mengajukan nomor surat keluar.

Slot Booking memungkinkan pemesanan nomor surat sebelum draft selesai.

Manfaat booking:
• Menjamin urutan nomor tidak diserobot unit lain
• Mendukung penomoran tanggal mundur (backdated)
• Reserved slot untuk pejabat tertentu

Backdated: digunakan saat surat diterbitkan darurat di hari sebelumnya tetapi perlu nomor hari ini.

Unit kerja dapat mengajukan nomor agenda secara mandiri.

Format token: ag-xxxx (contoh: ag-4521)
Token digunakan untuk:
• Upload bukti dokumen di view_document.php
• Pelacakan status persetujuan
• Akses publikasi surat resmi

Akses via: surat_keluar.php#ajukan

view_document.php memungkinkan upload dan pengecekan dokumen via token.

Akses: view_document.php?token=ag-xxxx

Fitur:
• Cek info dokumen berdasarkan token
• Upload lampiran PDF/DOC
• Simulasi unduh file
• Validasi keabsahan token

Surat yang sudah ditandatangani TTE dapat dipublikasikan ke katalog resmi.

Katalog publik berisi:
• Daftar surat resmi yang dipublikasikan
• Counter download
• Info penandatangan dan tanggal
• Link verifikasi QR Code

TTE (Tanda Tangan Elektronik) BSRe adalah sistem penandatanganan digital resmi.

Alur TTE:
1. Pengonsep mendaftarkan draft naskah
2. Paraf bertingkat Warek 1-4
3. E-Sign BSRe oleh Rektor
4. Penerbitan QR Code keaslian

BSRe = Balai Sertifikasi Elektronik (lembaga sertifikasi resmi Indonesia)

Paraf bertingkat adalah mekanisme persetujuan internal sebelum TTE.

Urutan paraf:
• Warek 1 (Akademik) — untuk naskah bidang akademik
• Warek 2 (Sumberdaya) — untuk naskah SDM/keuangan
• Warek 3 (Kemahasiswaan) — untuk naskah kemahasiswaan
• Warek 4 (Kerjasama) — untuk naskah kerjasama

Setiap Warek menekan 'Setujui Paraf Warek' setelah meninjau draft.

Setelah semua paraf Warek lengkap, Rektor melakukan E-Sign BSRe.

Proses E-Sign:
• Verifikasi semua paraf Warek sudah lengkap
• Rektor meninjau draft final
• Klik 'Tandatangani E-Sign BSRe'
• Sistem mengenkripsi tanda tangan digital
• QR Code keaslian diterbitkan otomatis

Verifikasi QR memungkinkan siapa saja memvalidasi keaslian surat TTE.

Cara verifikasi:
• Masukkan ID QR Code BSRe (contoh: QR-BSRE-99201-2026)
• Atau masukkan Nomor Surat Resmi
• Atau masukkan Nomor Dokumen TTE

Hasil verifikasi menampilkan:
• Status: 100% ASLI atau TIDAK VALID
• Nama penandatangan
• Tanggal penandatanganan
• Detail sertifikat BSRe

Fitur Ekspedisi Masuk (ekspedisi_masuk.php) sekarang menjadi modul Tracking Penerimaan Surat Masuk.

Fungsi Utama:
• Tersinkronisasi dengan database u117534746_surat di aplikasi surat lama (localhost/surat)
• Pencatatan penerimaan fisik dokumen oleh user
• Disposisi/penyerahan ke pihak terkait
• Fitur Tanda Tangan/Paraf Digital (Touchscreen/Mouse) penerima

Fitur Ekspedisi Keluar (ekspedisi_keluar.php) berfungsi mencatat logistik pengiriman surat ke pihak eksternal.

Sama seperti Ekspedisi Masuk, data diambil (sync) dari aplikasi surat lama (localhost/surat).

Data yang dicatat:
• Petugas Pengirim
• Layanan Ekspedisi (Kurir Internal, JNE, POS, dll)
• Nomor Resi
• Tanda Tangan Penerima Resi

Manajemen Google Drive (setting_gdrive.php) digunakan untuk menyimpan file surat/dokumen langsung ke cloud.

Satu script Google Apps Script Web App digunakan secara global untuk:
• Upload surat masuk
• Upload surat keluar
• Upload berkas SPPD

Setiap tahun memiliki Folder ID yang berbeda agar terorganisir.

Modul SPPD (sppd.php) mencakup data perjalanan dinas seluruh universitas.

Data form SPPD memuat:
• Nomor Surat
• Pejabat Pemberi & Nama Pegawai yang bertugas
• Tujuan Perjalanan
• Tempat Berangkat & Tujuan
• Pembebanan Anggaran
• Pejabat Penandatangan

Lacak Status SPPD (sppd_lacak.php) adalah fitur untuk pegawai / staf yang ingin memantau progres permohonan SPPD mereka secara mandiri (self-service).

Pencarian bisa dilakukan dengan ID Tiket, Nama, atau Kata Kunci.
Jika SPPD telah diterbitkan resmi, user dapat melihat info arsip dan lampiran dokumen.

Detail SPPD (sppd_detail.php) menampilkan seluruh rincian perjalanan dinas.

Fitur khusus: QR Code Dokumentasi
Setiap SPPD yang diterbitkan otomatis dibuatkan QR Code. Pejabat yang berangkat dapat men-scan QR tersebut menggunakan HP untuk langsung mengunggah foto kegiatan dinas dan bukti laporan.

Kode M = Surat Masuk (Incoming)

M.1 = BAPEN/BAPEM/BAPENG-YPIKA
M.2 = LPPM/KPMA/Biro/Bagian/Unit Kerja
M.3 = Fakultas/Sekolah Pascasarjana UIKA
M.4 = LLDIKTI/Kopertais/Kemendikbud
M.5 = Sekolah/PTN/PTS
M.6 = Walikota/Bupati/DPR/DPRD
M.7 = HANKAM (Pertahanan Keamanan)
M.8 = Perusahaan Swasta & Luar Negeri
M.9 = Jawatan Instansi Pemerintah
M.10 = Kecamatan/Kelurahan/Masyarakat
M.11 = Undangan/Pemberitahuan/Permohonan
M.12 = Surat Keterangan/Belasungkawa
M.13 = Surat Tugas/SPPD
M.14 = Lamaran
M.15 = Kontrak Kerja
M.16 = Wakil Rektor AK (Akademik)
M.17 = Wakil Rektor PS (Sumberdaya)
M.18 = Wakil Rektor KD (Kemahasiswaan)
M.19 = Wakil Rektor KIP (Kerjasama)
M.20 = Kemahasiswaan (MPM/DPM/BEM/UKM)
M.21 = MoU/MoA/LoA

Kode K = Surat Keluar (Outgoing)

K.1 = BAPEN/BAPEM/BAPENG-YPIKA
K.2 = LPPM/KPMA/Biro/Bagian/Unit Kerja
K.3 = Fakultas/Sekolah Pascasarjana UIKA
K.4 = LLDIKTI/Kopertais/Kemendikbud
K.5 = Sekolah/PTN/PTS
K.6 = Walikota/Bupati/DPR/DPRD
K.7 = HANKAM
K.8 = Perusahaan Swasta & Luar Negeri
K.9 = Jawatan Instansi Pemerintah
K.10 = Kecamatan/Kelurahan/Masyarakat
K.11 = Undangan/Pemberitahuan/Permohonan
K.12 = Surat Keterangan/Belasungkawa
K.13 = Surat Tugas/SPPD
K.14 = Lamaran
K.15 = Kontrak Kerja
K.16 = Wakil Rektor AK (Akademik)
K.17 = Wakil Rektor PS (Sumberdaya)
K.18 = Wakil Rektor KD (Kemahasiswaan)
K.19 = Wakil Rektor KIP (Kerjasama)
K.20 = Kemahasiswaan (MPM/DPM/BEM/UKM)
K.21 = MoU/MoA/LoA

Plus kode khusus: SE (Surat Edaran), INST (Instruksi), PER (Peraturan), KEP (Keputusan)

Level 1 — Super Admin AMS:
Akses penuh: User management, reset counter, booking slot, verifikasi TTE.

Level 2 — Verifikator TTE / Warek:
Paraf bertingkat, peninjauan draft, pembubuhan spesimen paraf.

Level 3 — Dispositor / Dekan:
Disposisi surat masuk, pencatatan berkas fisik, tindak lanjut.

Level 4 — Staf Pengonsep / Agendaris:
Input surat masuk/keluar, pengajuan nomor agenda, cetak disposisi.

Modul Nomor Batch (nomor_batch.php) mengelola:
• Stok nomor surat per pejabat
• Counter penomoran per tahun
• Slot backdated yang tersedia
• Reset counter tahun baru

Agenda Counter (agenda_counter.php) menampilkan:
• Counter agenda per pejabat (Rektor, WR 1-4)
• Nomor agenda terakhir per tahun
• Reset otomatis setiap tahun baru

Manajemen Hari Libur (manage_holidays.php) berisi:
• Daftar hari libur nasional 2026
• Cuti bersama
• Pengaruh terhadap penomoran surat (hari kerja efektif)

Pengaturan Instansi (pengaturan_instansi.php) mencakup:
• Nama instansi universitas
• Logo dan identitas
• Parameter penomoran default
• Konfigurasi TTE BSRe

Mind Map (learning_path.php) adalah roadmap gamifikasi:

Level 0: Fondasi AMS & Hak Akses Peran
Level 1: Agenda Surat Masuk & Penomoran
Level 2: Disposisi Multi-Tujuan & Berkas Fisik
Level 3: Surat Keluar, Slot Booking & Backdated
Level 4: Ajukan Nomor Agenda & Token Tracking
Level 5-6: Paraf Warek, TTE BSRe & Verifikasi QR

Setiap modul selesai = +100 XP

TTE = Tanda Tangan Elektronik
BSRe = Balai Sertifikasi Elektronik (lembaga sertifikasi resmi)
QR Code = Kode verifikasi keaslian digital (contoh: QR-BSRE-99201-2026)
E-Sign = Penandatanganan elektronik menggunakan sertifikat digital
Paraf Digital = Spesimen tanda tangan/paraf elektronik pejabat

Slot Booking = Pemesanan nomor surat di muka (reserved)
Backdated Slot = Penomoran dengan tanggal mundur
Token Tracking = Kode unik pelacakan (TKN-xxxxx atau ag-xxxx)
Nomor Agenda = Nomor urut surat masuk (format R.xxxx)
Nomor Surat = Nomor resmi surat keluar (format xxxx/K.x/UIKA/yyyy)

Disposisi = Instruksi penerusan surat dari pimpinan ke bawahan
Pulpen Manual = Catatan tulisan tangan disposisi (font Caveat)
Paraf Bertingkat = Persetujuan berjenjang Warek sebelum TTE
Penerimaan Berkas Fisik = Konfirmasi penerimaan dokumen fisik
Spesimen Paraf = Tanda tangan/paraf digital pejabat yang tersimpan